< Terug naar het overzicht

Cloudcommunicatie

Gepubliceerd op 7 april 2020

Geschreven door Renée Müller

Joggingbroeken & vervelende huisdieren: de do’s & don’ts voor videobellen

Nu het grootste gedeelte van de medewerkers vanuit huis werkt, schiet het aantal virtuele meetings door het dak. We browsen van meeting naar meeting, nieuwe collega’s leren elkaar eerst digitaal kennen en op vrijdagmiddag houden we de borrel gewoon virtueel via onze eigen huiskamer. Her en der zien we ook de eerste blunders verschijnen. Joggingbroeken, vervelende huisdieren of halfnaakte partners: het internet staat er vol mee. Hoe zorg je ervoor dat je tijdens een videomeeting net zo representatief bent als op kantoor? Met het opfrissen van de video-etiquette zorg je voor wederzijds respect en maak je elke vergadering productief.

Videoconferencing is een van de belangrijkste onderdelen van moderne UC-oplossingen. Niets is zo fijn als locatie-onafhankelijk samenwerken. Wanneer je medewerkers vanuit huis werken bespaar je niet alleen geld en reistijd, je impact op het milieu wordt ook nog eens een stuk minder. Daarnaast zul je vast al eens gemerkt hebben dat virtuele vergaderingen een stuk efficiënter zijn dan fysieke. Hoewel veel bedrijven eerst gedwongen werden thuiswerk te faciliteren, zien we steeds meer voordelen. Mits je het goed doet natuurlijk.

Want we kennen vast allemaal die ene collega die in zijn pyjama in MS Teams verscheen of die ene vriend die steevast de hele dag in zijn joggingbroek blijft zitten. Hoe kom je nu representatief over tijdens zo’n meeting? We hebben een aantal do’s en don’ts voor je verzameld.

Uitstraling doet ertoe, óók bij videovergaderingen

Kleed je tijdens een online vergadering net zo aan als je dat op kantoor doet. Zo toon je respect en professionaliteit aan je collega’s en potentiële klanten. Ga dus niet vergaderen in je badjas of zwembroek, ook al is het 30 graden en zit er ‘toch maar’ een collega aan de andere kant. Bewaar die outfit maar voor het weekend of je partner. Daarnaast komt jezelf net zo kleden als op kantoor je productiviteit ten goede.

Weet ook dat je uitstraling niet alleen beperkt is tot jou. Wees bewust van de toestand van je omgeving. Rommelige stapels papier op je bureau? Stapels wasgoed? Stapels vuile vaat? Voor de mensen aan de andere kant van de camera kan een rommelige werkplek een grote afleiding zijn. Weg ermee dus. En daarnaast geeft een rommelig huis de ander het idee dat jij je zaken niet op orde hebt.

Minimaliseer afleiding

Schreeuwende kinderen, blaffende honden of de postbezorger de ineens aanbelt: het zijn allemaal grote stoorzenders in je meeting. Natuurlijk is het in deze tijd soms even niet anders, maar we hoeven echt niet in elke videomeeting je kinderen of krolse kat te zien. Dit zou je in een vergadering op kantoor ook niet doen, toch?

Zorg dat je in een afgesloten ruimte (het liefst een kantoor) zit en meld huisgenoten dat je een vergadering hebt. Anders kan dit wel eens tot vreemde situaties leiden…

Verspil geen tijd en wees voorbereid

Je kent het vast: de eerste keer dat je een virtuele meeting binnenkomt is het even stoeien met de techniek. “Horen jullie mij?” “Nu wel?” Wees dit voor! Meestal is er een testprocedure die je kunt uitvoeren om te controleren of je app of browserinterface goed is aangesloten op je camera en andere aangesloten apparatuur, zoals luidsprekers en microfoons. Het uitvoeren van deze tests zorgt ervoor dat je gebruikers kunt zien en horen en dat ze jou ook kunnen zien en horen. Ga goed beslagen ten ijs, dan ga je een meeting een stuk zelfverzekerder in.

Voor milennials is videoconferencing een tweede natuur. Maar voor wat oudere medewerkers die er niet mee zijn opgegroeid kan het en hele uitdaging zijn. Of je nu een beginner bent of een pro: onbedoelde videobeelden zijn storend voor je meeting. Wees daarom goed op de hoogte van je video-instellingen. Er zijn tools die zo zijn ingesteld dat de video automatisch aan staat tijdens een vergadering. Zorg dat je dit van te voren weet. Kun je de videoinstellingen niet aanpassen? Dan zou je kunnen overwegen een sticker over je webcam te plakken.

Zorg dat je camerapositionering niet afleidt

Positioneer je camera goed op de hoofdmonitor die je gebruikt tijdens de conferentie. Een camera die te laag op je lichaam is gericht of ergens anders in de kamer is gericht, kan zowel afleidend als onflatteus zijn. Zorg ervoor dat de camera in een stabiele positie staat en op je ooghoogte scherpgesteld is. Dit zorgt voor een meer directe betrokkenheid bij de andere deelnemers aan de vergadering. Richt hem dus niet op je zijkant, want zo voer je realtime ook geen gesprek.

Zorg ook voor goede verlichting; natuurlijke zijverlichting is meestal het beste. Zonder goede belichting kan het zijn dat je niet in beeld komt door teveel licht vanuit de verkeerde hoek of juist omdat het te donker is.

Ga niet zitten multitasken tijdens vergaderingen

Dit lijkt misschien erg voor de hand liggend, maar we maken ons allemaal weleens schuldig aan multitasken tijdens videovergaderingen. Let op: iedereen kan je zien. Reageer je even op een andere e-mail? Dat zien we. Zit je op je mobiele telefoon? Betrapt. Elimineer afleiding en concentreer je op de vergadering. Schakel meldingen uit, sluit of minimaliseer andere applicaties en zet je mobiele telefoon op stil. Dit zijn allemaal basisregels in de etiquette.

Werkgerelateerde multitasking, eten en slechte persoonlijke verzorging zijn veel gemaakte fouten tijdens videoconferenties. We kunnen wel duizenden activiteiten opnoemen die niet door de beugel kunnen, maar je gezonde verstand is hierin de beste raadgever. De gouden regel is: als je iets op kantoor niet zou doen, doe het dan in een online meeting ook niet. En vraag je – ook in meetings met collega’s – af: hoe kom ik over op de ander en wil ik zo gezien worden? Er komt namelijk een dag dat je ze weer in real life onder ogen moet komen.

Happy videoconferencing!

< Terug naar het overzicht

Cloudcommunicatie

Gepubliceerd op 7 april 2020

Geschreven door Renée Müller

Joggingbroeken & vervelende huisdieren: de do’s & don’ts voor videobellen

Nu het grootste gedeelte van de medewerkers vanuit huis werkt, schiet het aantal virtuele meetings door het dak. We browsen van meeting naar meeting, nieuwe collega’s leren elkaar eerst digitaal kennen en op vrijdagmiddag houden we de borrel gewoon virtueel via onze eigen huiskamer. Her en der zien we ook de eerste blunders verschijnen. Joggingbroeken, vervelende huisdieren of halfnaakte partners: het internet staat er vol mee. Hoe zorg je ervoor dat je tijdens een videomeeting net zo representatief bent als op kantoor? Met het opfrissen van de video-etiquette zorg je voor wederzijds respect en maak je elke vergadering productief.

Videoconferencing is een van de belangrijkste onderdelen van moderne UC-oplossingen. Niets is zo fijn als locatie-onafhankelijk samenwerken. Wanneer je medewerkers vanuit huis werken bespaar je niet alleen geld en reistijd, je impact op het milieu wordt ook nog eens een stuk minder. Daarnaast zul je vast al eens gemerkt hebben dat virtuele vergaderingen een stuk efficiënter zijn dan fysieke. Hoewel veel bedrijven eerst gedwongen werden thuiswerk te faciliteren, zien we steeds meer voordelen. Mits je het goed doet natuurlijk.

Want we kennen vast allemaal die ene collega die in zijn pyjama in MS Teams verscheen of die ene vriend die steevast de hele dag in zijn joggingbroek blijft zitten. Hoe kom je nu representatief over tijdens zo’n meeting? We hebben een aantal do’s en don’ts voor je verzameld.

Uitstraling doet ertoe, óók bij videovergaderingen

Kleed je tijdens een online vergadering net zo aan als je dat op kantoor doet. Zo toon je respect en professionaliteit aan je collega’s en potentiële klanten. Ga dus niet vergaderen in je badjas of zwembroek, ook al is het 30 graden en zit er ‘toch maar’ een collega aan de andere kant. Bewaar die outfit maar voor het weekend of je partner. Daarnaast komt jezelf net zo kleden als op kantoor je productiviteit ten goede.

Weet ook dat je uitstraling niet alleen beperkt is tot jou. Wees bewust van de toestand van je omgeving. Rommelige stapels papier op je bureau? Stapels wasgoed? Stapels vuile vaat? Voor de mensen aan de andere kant van de camera kan een rommelige werkplek een grote afleiding zijn. Weg ermee dus. En daarnaast geeft een rommelig huis de ander het idee dat jij je zaken niet op orde hebt.

Minimaliseer afleiding

Schreeuwende kinderen, blaffende honden of de postbezorger de ineens aanbelt: het zijn allemaal grote stoorzenders in je meeting. Natuurlijk is het in deze tijd soms even niet anders, maar we hoeven echt niet in elke videomeeting je kinderen of krolse kat te zien. Dit zou je in een vergadering op kantoor ook niet doen, toch?

Zorg dat je in een afgesloten ruimte (het liefst een kantoor) zit en meld huisgenoten dat je een vergadering hebt. Anders kan dit wel eens tot vreemde situaties leiden…

Verspil geen tijd en wees voorbereid

Je kent het vast: de eerste keer dat je een virtuele meeting binnenkomt is het even stoeien met de techniek. “Horen jullie mij?” “Nu wel?” Wees dit voor! Meestal is er een testprocedure die je kunt uitvoeren om te controleren of je app of browserinterface goed is aangesloten op je camera en andere aangesloten apparatuur, zoals luidsprekers en microfoons. Het uitvoeren van deze tests zorgt ervoor dat je gebruikers kunt zien en horen en dat ze jou ook kunnen zien en horen. Ga goed beslagen ten ijs, dan ga je een meeting een stuk zelfverzekerder in.

Voor milennials is videoconferencing een tweede natuur. Maar voor wat oudere medewerkers die er niet mee zijn opgegroeid kan het en hele uitdaging zijn. Of je nu een beginner bent of een pro: onbedoelde videobeelden zijn storend voor je meeting. Wees daarom goed op de hoogte van je video-instellingen. Er zijn tools die zo zijn ingesteld dat de video automatisch aan staat tijdens een vergadering. Zorg dat je dit van te voren weet. Kun je de videoinstellingen niet aanpassen? Dan zou je kunnen overwegen een sticker over je webcam te plakken.

Zorg dat je camerapositionering niet afleidt

Positioneer je camera goed op de hoofdmonitor die je gebruikt tijdens de conferentie. Een camera die te laag op je lichaam is gericht of ergens anders in de kamer is gericht, kan zowel afleidend als onflatteus zijn. Zorg ervoor dat de camera in een stabiele positie staat en op je ooghoogte scherpgesteld is. Dit zorgt voor een meer directe betrokkenheid bij de andere deelnemers aan de vergadering. Richt hem dus niet op je zijkant, want zo voer je realtime ook geen gesprek.

Zorg ook voor goede verlichting; natuurlijke zijverlichting is meestal het beste. Zonder goede belichting kan het zijn dat je niet in beeld komt door teveel licht vanuit de verkeerde hoek of juist omdat het te donker is.

Ga niet zitten multitasken tijdens vergaderingen

Dit lijkt misschien erg voor de hand liggend, maar we maken ons allemaal weleens schuldig aan multitasken tijdens videovergaderingen. Let op: iedereen kan je zien. Reageer je even op een andere e-mail? Dat zien we. Zit je op je mobiele telefoon? Betrapt. Elimineer afleiding en concentreer je op de vergadering. Schakel meldingen uit, sluit of minimaliseer andere applicaties en zet je mobiele telefoon op stil. Dit zijn allemaal basisregels in de etiquette.

Werkgerelateerde multitasking, eten en slechte persoonlijke verzorging zijn veel gemaakte fouten tijdens videoconferenties. We kunnen wel duizenden activiteiten opnoemen die niet door de beugel kunnen, maar je gezonde verstand is hierin de beste raadgever. De gouden regel is: als je iets op kantoor niet zou doen, doe het dan in een online meeting ook niet. En vraag je – ook in meetings met collega’s – af: hoe kom ik over op de ander en wil ik zo gezien worden? Er komt namelijk een dag dat je ze weer in real life onder ogen moet komen.

Happy videoconferencing!

< Terug naar het overzicht

Cloudcommunicatie

Gepubliceerd op 7 april 2020

Geschreven door Renée Müller

Joggingbroeken & vervelende huisdieren: de do’s & don’ts voor videobellen

Nu het grootste gedeelte van de medewerkers vanuit huis werkt, schiet het aantal virtuele meetings door het dak. We browsen van meeting naar meeting, nieuwe collega’s leren elkaar eerst digitaal kennen en op vrijdagmiddag houden we de borrel gewoon virtueel via onze eigen huiskamer. Her en der zien we ook de eerste blunders verschijnen. Joggingbroeken, vervelende huisdieren of halfnaakte partners: het internet staat er vol mee. Hoe zorg je ervoor dat je tijdens een videomeeting net zo representatief bent als op kantoor? Met het opfrissen van de video-etiquette zorg je voor wederzijds respect en maak je elke vergadering productief.

Videoconferencing is een van de belangrijkste onderdelen van moderne UC-oplossingen. Niets is zo fijn als locatie-onafhankelijk samenwerken. Wanneer je medewerkers vanuit huis werken bespaar je niet alleen geld en reistijd, je impact op het milieu wordt ook nog eens een stuk minder. Daarnaast zul je vast al eens gemerkt hebben dat virtuele vergaderingen een stuk efficiënter zijn dan fysieke. Hoewel veel bedrijven eerst gedwongen werden thuiswerk te faciliteren, zien we steeds meer voordelen. Mits je het goed doet natuurlijk.

Want we kennen vast allemaal die ene collega die in zijn pyjama in MS Teams verscheen of die ene vriend die steevast de hele dag in zijn joggingbroek blijft zitten. Hoe kom je nu representatief over tijdens zo’n meeting? We hebben een aantal do’s en don’ts voor je verzameld.

Uitstraling doet ertoe, óók bij videovergaderingen

Kleed je tijdens een online vergadering net zo aan als je dat op kantoor doet. Zo toon je respect en professionaliteit aan je collega’s en potentiële klanten. Ga dus niet vergaderen in je badjas of zwembroek, ook al is het 30 graden en zit er ‘toch maar’ een collega aan de andere kant. Bewaar die outfit maar voor het weekend of je partner. Daarnaast komt jezelf net zo kleden als op kantoor je productiviteit ten goede.

Weet ook dat je uitstraling niet alleen beperkt is tot jou. Wees bewust van de toestand van je omgeving. Rommelige stapels papier op je bureau? Stapels wasgoed? Stapels vuile vaat? Voor de mensen aan de andere kant van de camera kan een rommelige werkplek een grote afleiding zijn. Weg ermee dus. En daarnaast geeft een rommelig huis de ander het idee dat jij je zaken niet op orde hebt.

Minimaliseer afleiding

Schreeuwende kinderen, blaffende honden of de postbezorger de ineens aanbelt: het zijn allemaal grote stoorzenders in je meeting. Natuurlijk is het in deze tijd soms even niet anders, maar we hoeven echt niet in elke videomeeting je kinderen of krolse kat te zien. Dit zou je in een vergadering op kantoor ook niet doen, toch?

Zorg dat je in een afgesloten ruimte (het liefst een kantoor) zit en meld huisgenoten dat je een vergadering hebt. Anders kan dit wel eens tot vreemde situaties leiden…

Verspil geen tijd en wees voorbereid

Je kent het vast: de eerste keer dat je een virtuele meeting binnenkomt is het even stoeien met de techniek. “Horen jullie mij?” “Nu wel?” Wees dit voor! Meestal is er een testprocedure die je kunt uitvoeren om te controleren of je app of browserinterface goed is aangesloten op je camera en andere aangesloten apparatuur, zoals luidsprekers en microfoons. Het uitvoeren van deze tests zorgt ervoor dat je gebruikers kunt zien en horen en dat ze jou ook kunnen zien en horen. Ga goed beslagen ten ijs, dan ga je een meeting een stuk zelfverzekerder in.

Voor milennials is videoconferencing een tweede natuur. Maar voor wat oudere medewerkers die er niet mee zijn opgegroeid kan het en hele uitdaging zijn. Of je nu een beginner bent of een pro: onbedoelde videobeelden zijn storend voor je meeting. Wees daarom goed op de hoogte van je video-instellingen. Er zijn tools die zo zijn ingesteld dat de video automatisch aan staat tijdens een vergadering. Zorg dat je dit van te voren weet. Kun je de videoinstellingen niet aanpassen? Dan zou je kunnen overwegen een sticker over je webcam te plakken.

Zorg dat je camerapositionering niet afleidt

Positioneer je camera goed op de hoofdmonitor die je gebruikt tijdens de conferentie. Een camera die te laag op je lichaam is gericht of ergens anders in de kamer is gericht, kan zowel afleidend als onflatteus zijn. Zorg ervoor dat de camera in een stabiele positie staat en op je ooghoogte scherpgesteld is. Dit zorgt voor een meer directe betrokkenheid bij de andere deelnemers aan de vergadering. Richt hem dus niet op je zijkant, want zo voer je realtime ook geen gesprek.

Zorg ook voor goede verlichting; natuurlijke zijverlichting is meestal het beste. Zonder goede belichting kan het zijn dat je niet in beeld komt door teveel licht vanuit de verkeerde hoek of juist omdat het te donker is.

Ga niet zitten multitasken tijdens vergaderingen

Dit lijkt misschien erg voor de hand liggend, maar we maken ons allemaal weleens schuldig aan multitasken tijdens videovergaderingen. Let op: iedereen kan je zien. Reageer je even op een andere e-mail? Dat zien we. Zit je op je mobiele telefoon? Betrapt. Elimineer afleiding en concentreer je op de vergadering. Schakel meldingen uit, sluit of minimaliseer andere applicaties en zet je mobiele telefoon op stil. Dit zijn allemaal basisregels in de etiquette.

Werkgerelateerde multitasking, eten en slechte persoonlijke verzorging zijn veel gemaakte fouten tijdens videoconferenties. We kunnen wel duizenden activiteiten opnoemen die niet door de beugel kunnen, maar je gezonde verstand is hierin de beste raadgever. De gouden regel is: als je iets op kantoor niet zou doen, doe het dan in een online meeting ook niet. En vraag je – ook in meetings met collega’s – af: hoe kom ik over op de ander en wil ik zo gezien worden? Er komt namelijk een dag dat je ze weer in real life onder ogen moet komen.

Happy videoconferencing!