Bellen via internet is hot. Een fysieke telefooncentrale is duur, lastig in onderhoud en bovenal niet meer van deze tijd. Steeds meer bedrijven kiezen voor ofwel VoIP. Het voordeel van VoIP is dat het voordeliger en sneller is dan traditionele telefonie. En dan hebben we het nog niet eens over de functionaliteiten gehad, want daar word je helemaal blij van. We hebben de gaafste VoIP functionaliteiten voor je op een rijtje gezet.

VoIP functionaliteiten anno 2020

De mogelijkheden lijken wel eindeloos. Er is zoveel mogelijk dat je jezelf er vooraf wel even in moet verdiepen. Niet ieder bedrijf heeft namelijk dezelfde opties nodig. Met VoIP kun je jouw abonnement afstemmen op de mogelijkheden die bij jouw bedrijf passen. Wanneer je er achteraf achter komt dat bepaalde functies ontbreken die je graag had willen hebben, dan kan dit extra kosten geven en dat is vervelend. Verdiep je er dus even in en kijk wat bij jouw bedrijf past. Om je hier alvast een handje bij te helpen hebben wij de gaafste VoIP functionaliteiten op een rijtje gezet:

1. Auto Attendant of keuzemenu

Een Auto Attendant is een systeem dat eigenlijk bijna je receptioniste vervangt. Het is een keuzemenu dat een geluidsbestand afspeelt waarin de beller kan kiezen welke persoon of afdeling hij wil spreken. Vaak gebeurt dit door een nummer uit het keuzemenu in te toetsen. Door de juiste nummers te gebruiken komt de beller automatisch bij de juiste persoon of afdeling terecht.

Wil je een uitgebreider keuzemenu dan kun je kiezen voor een Interactive Voice Response (IVR). Met een IVR heb je onder andere ook de functionaliteiten van nummer herkenning, tijd intervallen en naam herkenning.

Dit is gaaf omdat:

Je werknemers hoeven in principe geen telefoontjes meer door te schakelen, alles gaat vanzelf. Iedere klant zal dus automatisch bij de juiste persoon of afdeling terecht komen en dat scheelt jou behoorlijk wat werk en zorgen.

2. Voicemail to e-mail

Met VoIP telefonie heb je de mogelijkheid om je voicemail naar je e-mail te laten sturen. Wanneer je jouw telefoon niet kan opnemen, dan kan de beller een voicemail inspreken. Zodra deze is ingesproken zal het bericht naar je e-mail verstuurd worden. Zo kun je het bericht op een later moment makkelijk terugvinden en beluisteren. Op de meeste VoIP toestellen zit ook een aparte knop waarmee voicemailberichten direct afgeluisterd kunnen worden.

Dit is gaaf omdat:

Je hoeft je dus geen zorgen meer te maken dat je een belangrijk telefoontje mist. Zo lang de beller je voicemail inspreekt komt deze altijd in je e-mail terecht en heb je later nog de mogelijkheid om dit bericht te beluisteren.

3. Speed Dial

De Speed Dial knop is een knop op een VoIP telefoon waarmee je rechtstreeks naar een nummer kan bellen. Je hoeft hiervoor dus niet het hele telefoonnummer te kennen of telefoonboek te raadplegen.

Dit is gaaf omdat:

Je hoeft geen nummers meer te onthouden, maar je hebt toch alles bij de hand. Zo gaat er geen tijd verloren aan het opzoeken van nummers en kun je snel iedereen bereiken.

4. Busy Light Field

Vind je het lastig wanneer je collega’s je storen wanneer je in gesprek bent? Dan is dit een van de mooiste VoIP functionaliteiten voor jou. Een Busy Light Field (BLF) is een lampje waarmee je kunt zien of een collega beschikbaar is. Het lampje geeft namelijk aan of een collega in gesprek is of niet. Dit lampje zit onder hetzelfde knopje als die je gebruikt om een collega snel te bellen, zonder zijn of haar nummer te gebruiken of om een beller door te schakelen naar een collega.

Dit is gaaf omdat:

Je ziet dus in één oogopslag welke collega’s beschikbaar zijn om een telefoontje naar door te verbinden en welke niet. Je hebt hier zicht op zonder je plaats te verlaten. Handig dus wanneer de collega die je nodig hebt aan de andere kant van het kantoor zit of zelfs op een andere verdieping.

5. Auto Provisioning

Auto Provisioning is een functionaliteit waarbij de VoIP telefoon zichzelf aanmeldt op de juiste telefoonserver. Het toestel beschikt over een URL link waarmee hij verbinding kan maken met de toestelserver. Hierdoor ontvangt het toestel ook meteen de juiste instellingen en kunnen de telefoons op afstand updates of aanpassingen ontvangen.

Dit is gaaf omdat:

Het toestel doet alles zelf. Je hoeft dus niet per toestel de updates of aanpassingen te bekijken, maar kan die in één keer naar alle toestellen toe sturen. Zelfs als je niet eens in de buurt bent van de toestellen. Dit bespaart je behoorlijk wat tijd, vooral als je meerdere toestellen hebt.

6. Barge-in en Conference

Letterlijk betekent Barge-in binnenstormen. Bij VoIP betekent dit dat sommige medewerkers rechten toegewezen kunnen krijgen met de mogelijkheid om zichzelf toe te voegen bij een bestaand gesprek van een collega. Zo creëer je een gesprek met drie personen en kun je makkelijker een overleg plegen.

De andere kant van Barge-in is een conference call. Met deze functie kun je een telefonische vergadering houden met meerdere collega’s tegelijkertijd. Hiervoor nodig je de collega’s uit voor een conference call. Het voordeel is dat deze medewerkers hiervoor niet op dezelfde locatie hoeven te zitten of in hetzelfde land dienen te zijn.

Dit is gaaf omdat:

Met beide functionaliteiten kan er een telefoongesprek plaatsvinden tussen meer dan twee personen, die niet bij elkaar in een ruimte hoeven te zijn. Dit maakt het een stuk eenvoudiger om collega’s in andere steden of landen te betrekken bij een vergadering, maar ook wanneer bijvoorbeeld iemand thuis werkt. Ideaal voor het mkb dus.

7. Cascading

Cascading staat eigenlijk voor een waterval die trapsgewijs naar beneden valt. Deze waterval is ook toegepast in VoIP telefonie en wil zeggen dat met tijdsinterval een inkomend gesprek eerst rinkelt op één toestel, vervolgens op de tweede en daarna op een derde. Per keer kan één extra toestel rinkelen, maar er is ook de mogelijkheid om dit voor meerdere toestellen tegelijkertijd in te stellen. Dit vergroot de kans dat een telefoontje snel opgepakt wordt.

Dit is gaaf omdat:

Wanneer een beller een van je medewerkers probeert te bellen, maar hij of zij is net even naar het toilet, dan zal het telefoontje doorgestuurd worden naar het volgende toestel. De beller hoeft zo nooit te lang te wachten en iedereen zal hiermee dus zo snel mogelijk geholpen worden.

8. Call Forwarding en de Doorschakel-app

Zowel met Call Fowarding als met de Doorschakel-app kunnen telefoontjes doorgestuurd worden naar een (ander) mobiel nummer zodat je geen belangrijke gesprekken hoeft te missen. Met Call Forwarding kun je gesprekken doorsturen naar een ander nummer wanneer je even niet aanwezig bent. Met de Doorschakel app kun je jouw eigen nummer doorschakelen naar je mobiele telefoon of andere extern device. Zo kun je altijd telefoontjes ontvangen, ook als je even niet op het kantoor bent.

Dit is gaaf omdat:

In beide gevallen wordt ervoor gezorgd dat je altijd bereikbaar bent of dat belangrijke telefoontjes in ieder geval aangenomen worden. Of je nou onderweg bent, op een andere locatie bent of gewoon even koffie halen: de telefoon zal altijd worden doorgeschakeld naar jou of een collega.

9. Call reports

Met call reports krijg je een overzicht van hoeveel en wanneer een gebruiker gebeld heeft. Hiermee krijg je een goed inzicht in welke medewerker de meeste gesprekken oppakt en hoe lang het duurt voor er een gesprek wordt opgenomen. Er is ook een mogelijkheid om te zien hoe lang de gesprekken per medewerker duren

Dit is gaaf omdat:

Het geeft je een mooi overzicht van wat je medewerkers hebben gedaan. Je ziet in één oog opslag wie de meeste telefoontjes aanneemt en wie de minste of wie er het langste over doet om een gesprek op te nemen. Je kunt je medewerkers hier dan ook op aanspreken of uitzoeken waarom dit zo is. Call reports kunnen dus helpen om je klanttevredenheid te verbeteren.

10. Inkomende oproepregels

Een van de beste VoIP functionaliteiten maakt het mogelijk om zelf je inkomende gesprekken te regelen. Met behoorlijk wat instellingen die het mogelijk maken om tijdsintervallen te koppelen aan openingstijden of lunchpauzes. Zo zorg je er altijd voor dat de beller de juiste informatie ontvangt of doorverbonden wordt naar het juiste nummer. De instellingen kunnen zo simpel of uitgebreid zijn als je zelf wilt. Samen met het keuzemenu en de wachtrij geeft dit bijna volledige controle over je zakelijke telefonie.

Dit is gaaf omdat:

Het zorgt ervoor dat je veel controle hebt over de inkomende telefoontjes. Alles kan volledig afgesteld worden op jouw bedrijf om het bellen voor je medewerkers en klanten zo duidelijk en eenvoudig mogelijk te maken.

11. Wachtrij

Door een wachtrij toe te voegen als schakel in het VoIP systeem voorkom je dat klanten een ingesprektoon horen. Met de wachtrij wordt de beller geparkeerd tot de medewerker die hij of zij wil bereiken weer beschikbaar is. In de tussentijd hoort de medewerker een wachtmuziekje en hoort hij hoeveel wachtenden er nog voor hem zijn. Zo weet de beller waar hij aan toe is. De wachtrij biedt medewerkers ook een goede callcenter-monitoring, dankzij de statistieken.

Dit is gaaf omdat:

De beller wordt op de hoogte gesteld van zijn positie in de wachtrij en kan naar een aangenaam muziekje luisteren in de tussentijd. Dit is een stuk klantvriendelijker dan een ingesprektoon laten horen.

12. Intercom/paging

Dankzij de intercom kan er, wanneer er een calamiteit is, via de intercomfunctie een oproep gedaan worden aan alle beschikbare toestellen. Hiervoor hoeft de hoorn niet van het toestel gehaald te worden omdat de oproep via de luispreker op het toestel te horen zal zijn.

Dit is gaaf omdat:

Je kunt hiermee simpel en snel (bijna) al je medewerkers in één keer informeren en eventueel instrueren bij een calamiteit. Maar ook voor korte mededelingen kan dit handig zijn. Niemand hoeft zo zijn plaats te verlaten en is toch op de hoogte van de melding.

VoIP functionaliteiten: voorbereiding is het halve werk

Bovenstaande functionaliteiten van VoIP zijn slechts een greep uit de uitgebreide mogelijkheden die het systeem te bieden heeft. Er is zoveel mogelijk dat het van belang is je van te voren goed te verdiepen in wat je precies wilt en nodig hebt. Komt je er niet helemaal uit? Geen probleem, wij helpen je!

VoIP in de praktijk zien?

Benieuwd hoe VoIP er live uit ziet? Een van onze collega’s komt graag bij je langs voor een vrijblijvende demo. Laat je gegevens achter en we nemen zo snel mogelijk contact met je op!